Se habla mucho de la facturación electrónica. Sin embargo, no está de más repasar este concepto con detalle. Al fin y al cabo, no se trata únicamente de digitalizar una factura en papel. La factura debe ser procesada digitalmente de principio a fin. Al menos, si se pretende aprovechar todas las ventajas de dicho proceso.
Totalmente digital
La facturación electrónica real y completa debe ser un proceso cien por cien sin papel. Empezando por la propia factura. Estas deben generarse electrónicamente. Para ello, debe utilizar datos estructurados sobre la base del UBL (Universal Business Language), el formato XML estándar de la facturación electrónica. El gobierno de España ha incorporado este lenguaje estándar y universal desde el primer momento del impulso de Facturae para las Administraciones Públicas, por lo que es fácilmente extrapolable a las operaciones entre empresas. Para la facturación al sector público, desde enero de 2015 sólo es posible empleando este formato y canal: no se aceptan archivos tradicionales ni fuera de sistema.
Pero el mayor reto sigue siendo la recepción y el procesamiento de dicha factura electrónica. Al mismo tiempo, aquí es donde se pueden obtener las mayores ganancias en cuanto a tiempo y eficiencia. A diferencia de la combinación del PDF y el correo electrónico, el uso del UBL permite el tratamiento totalmente automatizado de las facturas recibidas, sin ninguna intervención humana. El destinatario ya no tiene que teclear ningún tipo de dato de la factura o introducirlo manualmente en su propia aplicación ERP o de contabilidad. Ahora un ordenador puede leerlo todo automáticamente y, sobre todo, sin errores.
Aumente los beneficios
Las facturas electrónicas no solo se integran perfectamente con todos los tipo de sistemas de información existentes, sino que también pueden vincularse con uno o varios flujos de trabajo. Por ejemplo, puede hacer que cada factura se envíe automáticamente al empleado adecuado y autorizado para su (posterior) procesamiento o aprobación.
La combinación de las facturas electrónicas con este tipo de flujo de trabajo de aprobación proporciona un claro aumento de la eficiencia. Esto se traduce en un auténtico ahorro de costes, pero también en un importante ahorro de tiempo. Esto explica también que el plazo de pago de las facturas electrónicas sea mucho más corto que el de sus homólogas en papel. De hecho, las facturas tradicionales tienen a veces un proceso de aprobación tan largo y complejo que llegan a vencer incluso antes de ser aprobadas.
Un análisis concreto de los datos de nuestra propia plataforma de facturación electrónica Banqup muestra que los pagos de las facturas electrónicas se pueden realizar un promedio de hasta siete días más rápido. Admítalo: este sistema no aporta más que ventajas a la gestión de su flujo de efectivo, un aspecto vital para la supervivencia y el crecimiento del negocio.
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