La nueva actualización del Reglamento Verifactu

La actualización del Reglamento Verifactu ha introducido múltiples cambios en los requisitos de los sistemas de facturación en España. Publicada en el BOE en octubre de 2024, esta normativa impone nuevas obligaciones tanto para Pymes como autónomos a aplicar en sus sistemas de facturación. El objetivo es incrementar la transparencia y la seguridad de los registros fiscales y asegurar su accesibilidad por parte de la Administración Tributaria. En este artículo, te explicamos las claves de esta actualización, incluyendo cómo la asesoría contable y transformación digital puede ayudar a adaptarse a los nuevos requisitos.

Contexto de la actualización

La actualización del Reglamento Verifactu se enfoca en mejorar la precisión y el control de los sistemas de facturación, mientras que la nueva normativa de facturación electrónica, enmarcada en la Orden HAC/1177/2024, establece medidas para garantizar la inalterabilidad y trazabilidad de los registros de facturación. Este enfoque busca no solo mejorar la transparencia en las transacciones comerciales, sino también facilitar el control fiscal y reducir el fraude. 

Además, estos cambios están alineados con la Ley 18/2022, la cual establece que los empresarios deben expedir, remitir y recibir facturas electrónicas en sus relaciones B2B y, en ciertos casos, en sus interacciones B2C, facilitando así la digitalización empresarial.

Implicaciones de la actualización

La nueva normativa introduce múltiples obligaciones, destacando varios puntos esenciales para garantizar que los sistemas de facturación cumplan con los nuevos estándares establecidos, especialmente los que producen facturas verificables o bajo el sistema Verifactu.
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Los puntos claves a tener en cuenta son:
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• Integridad y trazabilidad de los registros: Los sistemas de facturación deben asegurar la integridad de las facturas generadas. Esto implica la implementación de sistemas que registren cualquier intento de modificación en los registros y garanticen su trazabilidad. La trazabilidad es crucial, ya que permite documentar cada paso o alteración en el ciclo de vida de la factura, cumpliendo así con el Reglamento Verifactu.
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• Incorporación del código QR: Uno de los cambios más significativos en esta normativa es la exigencia de incorporar un código QR en cada factura. Este código permite a los destinatarios verificar la autenticidad de la factura en la sede electrónica de la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT), incrementando la transparencia y facilitando la trazabilidad en las transacciones comerciales.
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• Remisión de información a la AEAT: Los sistemas de facturación deberán tener la capacidad de remitir información electrónicamente a la AEAT, cumpliendo con los protocolos de autenticación y firma digital. Esto requiere la implementación de certificados electrónicos que aseguren la confidencialidad y autenticidad de los datos transmitidos, un aspecto técnico que muchas empresas podrán gestionar eficazmente mediante la externalización de desarrollo de software.
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• Declaración responsable: Cada sistema de facturación debe contar con una declaración responsable expedida por el fabricante, que confirme el cumplimiento de la normativa establecida en la Ley 58/2003. Esta declaración asegura que el sistema cumple con los requisitos de conservación, accesibilidad y legibilidad de los registros de facturación.
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• Sistema Verifactu: Los sistemas que operan bajo Verifactu deben cumplir con requisitos predefinidos de forma automática, facilitando así su uso y manteniendo un flujo constante de información hacia la AEAT. Además, estos sistemas incluyen mecanismos de control que aseguran la calidad y fiabilidad de los datos.

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Para facilitar la adopción de medidas para la entrada del reglamento de Verifactu en 2024 y Verifactu 2025 y cumplir con los requerimientos técnicos, muchas empresas pueden beneficiarse del asesoramiento contable y aplicar la transformación digital necesaria, una opción que permite acceder a especialistas en normativa fiscal y tecnologías de facturación sin la carga de gestión interna.
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Entrada en vigor del Reglamento Verifactu

La implementación de esta normativa se realizará en diferentes etapas, con fechas clave que las empresas deben tener en cuenta para cumplir con los plazos y evitar sanciones. 
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La primera fase de Verifactu comienza el 1 de enero de 2024, cuando las empresas deben comenzar a adaptar sus sistemas de facturación a los estándares básicos de la normativa. 
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Posteriormente, en julio de 2024, la segunda etapa introduce la obligación de integrar los sistemas de facturación con la AEAT en tiempo real.
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La fase final, prevista para el 1 de enero de 2025, exige la auditoría automatizada y la trazabilidad completa de los registros de facturación.
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Actualmente, el proyecto de reglamento está en fase de tramitación y, en caso de publicarse antes de finalizar el año, la aplicación de la normativa podría ser efectiva para las grandes empresas en 2026 y para el resto en 2027.
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Fechas clave del Reglamento Verifactu 

Para que las empresas puedan planificar su adaptación al Reglamento Verifactu y a la normativa de facturación electrónica, resumimos las fechas:
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Art. 29.2.j Ley 58/2003, Real Decreto 1007/2023 y Orden HAC/1177/2024 

• Tienen la obligación de ofrecer sistemas y programas informáticos de facturación adaptados al Reglamento Verifactu y será para los productores y comercializadores de software, su entrada en vigor será el 29 de julio de 2025.
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• Tener operativos los sistemas de facturación adaptados al Reglamento Verifactu y será para empresarios y profesionales que no estén en SII, su entrada en vigor será el 1 de julio de 2025.
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• Recepción de los registros de facturación por los Sistemas de emisión de facturas verificables y obligatorio para AEAT que entrará en vigor el 29 de julio de 2025.
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• Éstos últimos días se ha presentado un documento sometido a trámite de información pública previa por el que se propone la modificación del RD 1007/2023 SIF-Veri*Factu para, entre otras cuestiones:
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  • i) posponer su entrada en vigor al 1 de enero de 2026 para sujetos pasivos contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades, y al 1 de julio de 2026 para el resto, y; 
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  • ii) modificar los supuestos de exigencia de la obligación SIF-Veri*Factu en los casos de autofacturación (por cuenta de un sujeto pasivo no acogido al SII) cuando el destinatario está acogido al SII.

La actualización del Reglamento Verifactu y la normativa para sistemas de facturación electrónica establecen nuevas obligaciones para todos los sistemas de facturación, tanto para su desarrollo como para su operación. Estos cambios requieren inversiones en tecnología y cumplimiento, lo cual hace que la externalización de ciertos desarrollos sea necesaria para adaptarse a los estándares y plazos establecidos. La planificación temprana y la adaptación de los sistemas son esenciales para evitar sanciones y asegurar un cumplimiento integral.